Nieuwe manier van rapporteren

Deze tweede blog uit de serie “digitale transformatie van Finance” gaat over de nieuwe manier van rapporteren. Ik laat je zien hoe ik IT en mijn team/collega’s heb ingezet om niet alleen mijn afdeling maar ook mijzelf verder te ontwikkelen. Startend met het probleem neem ik je mee naar de oplossing en het uiteindelijke resultaat daarvan. Als afsluiting deel ik mijn lessons learned van dit tweede onderdeel.

SAMENVATTEND

Om als organisatie data-driven te worden hebben we Power Bi gebruikt om gestructureerd dashboards te delen op onze KPI's. Daarnaast hebben deze nieuwe manier van rapporteren aan de organisatie geleerd, omdat ik erachter kwam dat dit niet vanzelf ging. Waar ook een goede aansluiting met de Business een belangrijk onderdeel van is. In mijn vorige blog heb ik verteld hoe we de "solide basis van rapporteren" hebben neergezet. In mijn volgende blog vertel ik hoe we Power Apps hebben gebruikt bij het budgetteren om gestructureerd input te ontvangen.

PROBLEEM

Een belangrijk onderdeel van de strategie van Caesar is data-driven sturen. Om hier naartoe te werken heeft de Caesar Groep vier jaar geleden het team versterkt met een Business controller, dat was ik. Gedurende twee jaar was ik de bottleneck geworden voor het verbeteren en ontwerpen van nieuwe rapportages. Ik besteedde de meeste tijd aan het update en ontwikkelen van rapportages. Daardoor had ik geen tijd om echt te luisteren naar de business. Het analyseren van cijfers stond bovendien op een laag pitje. Daarnaast werd de wens om de organisatie data-gedreven te sturen steeds groter. Halverwege 2019 zijn we begonnen aan de solide basis voor rapporteren. Maar hoe zien de juiste rapportages eruit en hoe krijgen we deze bij de eindgebruiker van de rapportages

DE OPLOSSING

Binnen de Caesar groep hebben we veel expertise in huis rond om Microsoft technologie en werken we samen binnen Microsoft 365. Samen met de goede ervaringen van het Data Analytics team met Power BI, hebben we gekozen voor Power BI, de visualisatie van onze rapportages. In Power BI hebben we gekozen voor de volgende toepassingen:

• De dataset wordt dagelijkse vernieuwd vanuit het Data Ware House naar de Power BI Online Service;
• In Power BI desktop is de dataset beschikbaar vanuit Power BI Online Service;
• In Power BI Online Service komen drie Caesar apps waarin dashboards zichtbaar zijn: Omzet (Topline), mensen (Manpower) en Financieel;
• In Power BI Online Service komt 1 “rapportage speeltuin”, voor test dashboards die in ontwikkeling zijn.

We werkten in tweewekelijkse sprints, waardoor de eerste rapportages vrij vroeg in het proces opgeleverd. Dit lukte ons door ons in een sprint te focussen op 1 bepaalde metriek(en). Hierdoor konden we twee wekelijks data ontsluiten, rapporteren en verbeteren.

 

ONZE WERKWIJZE

Het maken van de dashboards bestond uit drie stappen die we in het team continu herhaalde voor elke rapportage. De eerste stap is het ontwerp van de rapportage, op basis waarvan we de data hebben ontsloten in de “solide basis voor rapportage”. Wanneer de data is toegevoegd aan het datamodel en gepubliceerd in de Online Power BI omgeving begonnen we aan de tweede stap. Waarin we in Power BI desktop de testrapportage vorm geven door middel van het maken van de grafieken en drill down (detail weergaven). Deze testrapportages hebben vervolgens getest met de business. Wanneer de testresultaten akkoord waren bevonden werd stap drie uitgevoerd, en werd de rapportage in de productie omgeving gepubliceerd, als onderdeel van een van de drie apps.

Wanneer er voldoende dashboards in de apps beschikbare waren werden de bestaande Excel rapportages vervangen door de Power BI dashboards. Dit betekende dat de wijze van verantwoorden in de organisatie veranderde. We hebben hier gekozen voor een wekelijkse analyse vanuit Business Controll, welke de ontvanger wekelijks in hun mail krijgen.

De maandelijkse rapportages werden niet meer in Excel klaar gezet voor de ontvangers, maar deze kunnen altijd online worden ingezien. Dit was nieuw voor de ontvangers. Om de organisatie te laten wennen aan de nieuwe manier van rapporteren hebben we een Caesar Roadshow uitgevoerd langs alle verschillende units. Hierin kon ik snel de Power Users ontdekken. Dit zijn de gebruikers die gelijk fan zijn van de “nieuwe” tool, deze gelijk zijn gebruiken in hun teams en hun ervaring deelde men hun teams.

HET RESULTAAT

Het resultaat is momenteel een tweetal apps in de online werkomgeving in Power BI Online Service. In een app zijn de dashboards gebundeld in een boomstructuur. De diverse dashboards zijn verdeeld over wekelijkse (operationele) dashboard en maandelijkse (tactische) dashboard.

Deze rapportages worden geautomatiseerd dagelijks vernieuwd. Waardoor ik me nu kan focussen op de analyse en niet op onderhoud! Tijdens het traject hebben we besloten dat de derde financiële app in een latere fase wordt opgeleverd.

Wat ook tot de resultaten behoord is de wijziging van de manier van gebruik door de klanten. In de oude situatie pushte ik Excel rapportages naar de gebruikers toe, nu kunnen de gebruikers zelf de rapportages online inzien. Hierdoor heb ik de ruimte gekregen om in de voorbereiding van de maandelijkse bespreking de tijd te pakken om goed te analyseren en gerichte vragen voor te bereiden.

Opvallend was de transitie welke ik en de gebruikers moesten maken met de nieuwe rapportages. Zonder vertraging zijn de cijfers beschikbaar voor de juiste personen met alle details. Waardoor het excuus “ik heb de cijfers niet” niet meer als “standaard” excuus kon worden gebruikt.

LESSONS LEARNED

Mijn belangrijkste lessons learned in deze fase zijn:

• Vergeet niet de gebruikers van de rapportages mee te nemen in het proces en oplevering. In eerste instantie gebruikte niemand de dashboard. Uiteindelijk gaf een roadshow langs alle gebruikers veel resultaat binnen onze organisatie. Dit leverde een vijftal ambassadeurs op welke Power BI veelvuldig zijn gaan gebruiken.
• Leg de focus op de belangrijkste KPI’s en leer eerst Power users deze gebruiken in hun team. Zo verspreid de nieuwe tool zich langzaam in de organisatie.