Zo hoef je nooit te wachten op de cijfers
Als Business Consultant bij een IT-bedrijf drink ik veel koffie met financieel directeuren. Omdat data-gedreven werken het specialisme van Creates is, vraag ik ze wel eens uit interesse: “Hoe lang kost het jou nu om de interne cijfers op te vragen?”
“Oh, die krijg ik binnen een paar uur,” is vaak het antwoord, om te vervolgen: “Helaas krijg ik de dag daarna weer een andere versie van de data. En de dag daarna krijg ik dan zogenaamd de écht goede cijfers. Chaos dus…”
Data-gedreven werken
Uit zulk soort gesprekjes maak ik in ieder geval op dat mijn gesprekspartners data-gedreven werken hebben omarmd - en dat is positief. Wel blijkt uit hun antwoorden dat er in de praktijk nogal wat aan het overzicht schort.
Microsoft Excel is daar vaak debet aan. Voordat je echter denkt dat deze blogpost een potje Excel bashen wordt, wees gerust! Ik onderken de vele nuttige mogelijkheden van dit programma, maar je moet Excel wel voor het juiste doel inzetten, snelle analyses of een eigen overzicht als voorbereiding op meetings.
Zo lang je organisatie een behapbare omvang heeft – zeg maximaal 50 mensen – hoeft Excel ook geen slechte keuze te zijn voor het inzichtelijk maken en delen van cijfers. Ben je echter deel van een grotere organisatie, dan is het Microsoft-programma hier niet de aangewezen optie voor. Hieronder zet ik de knelpunten van Excel op een rij.
1. Er is niet Ă©Ă©n waarheid
De praktijk is vaak dat verschillende medewerkers een versie van een specifiek Excel-bestand op hun computer hebben staan en dat bewerken. Al snel zwerven verschillende versies van dit bestand door de organisatie. Daardoor is onduidelijk van welke data je kunt uitgaan. Bovendien kost het veel tijd om ĂĽberhaupt een van deze dubieuze documenten te achterhalen.
2. Bestanden zijn kolossaal en complex
Excel-bestanden kunnen zo groot en ingewikkeld worden dat er voor een leek – en veel collega’s kun je zo noemen - nauwelijks nog mee te werken is. Dit wordt in de hand gewerkt doordat gebruikers vaak zelf ingewikkelde formules toevoegen. De onduidelijkheid over hoe de cijfers tot stand zijn gekomen werkt voor vele gebruikers vaak demotiverend en zelfs argwanend naar de uitkomst. “=LEFT((RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(";",A2))),FIND(";",(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(";",A2))),1)-1)+VLOOKUP(B5,'[product data.xlsx]Sheet1'!$B$4:$E$12,4,0)", herkenbaar?
3. Delen van kennis gebeurt slecht
Data die de business relevante inzichten biedt, moet voor iedereen in de organisatie bereikbaar zijn. Helaas is het omgekeerde veelal het geval. Slechts Ă©Ă©n bepaalde afdeling heeft belangrijke gegevens tot haar beschikking. Het gebruik van Excel heeft de neiging dit fenomeen te versterken.
In sommige bedrijven zie ik zelfs dat Ă©Ă©n enkele persoon als enige de volledige toegang tot de relevante documenten heeft. Wanneer deze persoon op vakantie gaat of een andere baan accepteert, ontstaat er een probleem.
4. Het is traag
Het is overduidelijk dat de hoeveelheid data en informatie die bedrijven en personen verzamelen enorm groeit en blijft groeien. Of het nu gaat over interne data binnen je eigen bedrijf of over externe data zoals CBS cijfers. Dat willen we graag laden in Excel natuurlijk. De laatste versies van Excel gaven je de mogelijkheid om maar liefst 1.048.576 rijen te laden en 16.384 kolommen, per werkblad! Een mooie toevoeging sinds Excel 2007. Het grote nadeel hiervan is natuurlijk de snelheid waarmee Excel jouw berekeningen uitvoert. Zeker wanneer mijn punt 2 van dit blog een feit is. Dit is één van de meest voorkomende klachten op de financiële afdeling, “ik drink te veel koffie, omdat ik moet wachten!”
Centrale opslag
Grotere organisaties raad ik aan Excel niet te gebruiken voor het uitwisselen van data. In plaats daarvan adviseer ik cruciale bedrijfsdata gecentraliseerd op te slaan, op een veilige manier die bovendien toelaat dat data wordt gedeeld.
Een optie om dit waar te maken is Microsoft Power BI. Daarmee beschik je waar en wanneer dan ook over informatie die voor jou waardevol is.
Ook kun je denken aan het inrichten van een data warehouse, een gegevensverzameling op basis van diverse bronsystemen. Vanuit dit data warehouse kunnen de gegevens vervolgens worden getransporteerd naar een data analytics-oplossing, die waardevolle inzichten biedt.
Welke oplossing voor jou het meest geschikt is, Creates brengt jouw data-huishouding op orde. Wij regelen de techniek, zodat jouw bedrijf zich met de business kan bezighouden. En is dat dan toch hulp bij die ingewikkelde Excel-formule, kom maar op!
