Bookmarks in Microsoft Power BI

1. Om een ‘reset filter knop’ te maken. Voor de meeste Power BI consultants ongetwijfeld wel bekend. Onder de knop zit namelijk ‘gewoon’ een bookmark die een soort momentopname maakt van de rapportpagina, waarbij alle filters en slicers op de standaard waarde staan. Wat standaard is bepaal jij natuurlijk in goed overleg met de business. Door op reset te drukken kan de gebruiker telkens weer ‘terug naar start’. Verdraaid handig voor als diegene niet meer weet wat er in de slicers en filters allemaal aan & uit staat en opnieuw wil beginnen. Of als er zoveel slicers en filters aan staan, dat het haast niet te doen is om ze weer stuk voor stuk terug te zetten naar default.
2. Als je weet dat meerdere gebruikers geïnteresseerd zijn in dezelfde weergaven. Tal van voorbeelden van te bedenken. Eentje dan, uit de praktijk bij één van mijn klanten. Standaard geeft de visual inzicht in alle klantbeoordelingen in het huidige jaar, over alle regio’s in Nederland. De beoordeling kan zijn negatief, neutraal en positief. Er zijn heel veel gebruikers die vooral geïnteresseerd zijn in negatieve beoordelingen van klanten in regio Amsterdam in de afgelopen 3 maanden. Nu kun je al die mensen uiteraard vriendelijk verzoeken om in de Power BI Service zelf de gewenste waarden in de slicers voor jaar, maand, regio én klantoordeel te kiezen en om deze vervolgens ook allemaal zelf te bookmarken. Of je kunt een beetje lief voor ze zijn en die weergave door middel van één bookmark, en dus met één druk op de knop beschikbaar stellen.
3. Om te kunnen switchen tussen visuals. Het komt vaak genoeg voor dat je twee visuals, om wat voor legitieme reden dan ook, niet op één pagina wil tonen, maar vanwege hun onderlinge samenhang wél wil dat je gebruiker zo snel en eenvoudig mogelijk tussen beiden kan schakelen. Zonder daarbij, ogenschijnlijk, zelf (zoekend) van de ene naar de andere pagina te hoeven navigeren. (Ogenschijnlijk, want stiekem is dat precies wat er gebeurt als je gebruikt maakt van bookmarks voor dit doeleinde). Praktijksituatie? In overleg met mijn klant wilde ik tabellen met details over inkomsten, uitgaven en saldi niet op één overbevolkt canvas, maar snel kunnen schakelen binnen deze drie-eenheid moest wel mogelijk zijn.

4. Om rapportelementen in één keer te kunnen verbergen en weer naar voren te kunnen toveren. Soms wil je het voor je gebruiker mogelijk maken om bepaalde visuals uit te kunnen lichten, en aandachtig te kunnen bekijken, maar vervolgens net zo gemakkelijk weer te kunnen verbergen. Cryptisch? Eens. Een voorbeeldje dan maar in onderstaande video:

Al met al kunnen bookmarks dus écht van meerwaarde zijn voor de user-experience van jouw gebruikers.

Wanneer gebruik je bookmarks nou niet? 

Maar wanneer gebruik je bookmarks dan niet, of zou je terughoudend moeten zijn in het gebruik er van? Wat mij betreft is daar maar één, niet al te schokkende vuistregel voor, namelijk dat je ze niet gebruikt als ze geen duidelijke toegevoegde waarde hebben. Een bookmark gebruiken als een soort snelkoppeling naar een rapportweergave die maar voor anderhalve gebruiker interessant is, voegt niks toe. Een bookmark gebruiken omdat het zo fancy is om te kunnen switchen tussen visuals, terwijl het voor de ‘storytelling’ beter is om ze naast elkaar af te beelden, klinkt niet weloverwogen.

En nog een laatste richtlijn: niet overdrijven hè?! Weten je gebruikers nog wel waar ze zijn als ze de bookmark hebben gebruikt? Is die plek logisch? Ondersteunt dat het verhaal dat je wilt vertellen? Teveel  bookmarks zijn eerder verwarrend dan verhelderend en zijn ook niet te beheren als gebruikerswensen veranderen.

Het maken van bookmarks, kon dat dan niet vóórdat de Bookmark Navigator werd geïntroduceerd? vraag je je misschien af. Jazeker wel!  Maar het werken met bookmarks is met komst van de navigator wel dermate vereenvoudigd, dat ik zelf in ieder geval geen drempel meer zie om ze vaker te gebruiken.  

Heb jij nog voor en tegens als het gaat om het gebruik van Bookmarks? Of worstel je bij het toepassen van (één van) de use-cases op jouw rapportage? Neem contact met me op!