Van self service 'gerommel' naar een enterprise solution

In september 2013 werd Microsoft Power BI aangekondigd als de nieuwe self service rapportagetool van Microsoft. Het was tevens één van de eerste laagdrempelige stappen naar de cloud. November 2019, ruim zes jaar na deze onthulling, is Microsoft Power BI de onbetwiste leider in de wereld van Data & Analytics tooling (bron: Gartner februari 2019). Ik zie het aantal gebruikers van Power BI in mijn nabije omgeving nog steeds groeien, het low code self service karakter maakt het laagdrempelig en laat je eenvoudig kennis maken met de tool. Steeds vaker is het ook het begin van een nieuw vraagstuk, namelijk:

"Hoe behoud ik als organisatie grip op mijn rapportageomgeving?"

Uit het veld

Afgelopen woensdag nog, bij de Power Platform World Tour in Brussel, was vrij vertaald één van de onderwerpen "De weg vrij maken voor bedrijfsbrede (Power) BI". Op het eerste gezicht een bijzonder interessante sessie over een aansprekend onderwerp. Na de sessie van een uur verliet ik redelijk teleurgesteld de zaal. Het verhaal bracht me weinig nieuws en praktijkvoorbeelden kwamen al helemaal niet aan bod. Een uitleg over het verschil tussen werkruimtes (workspaces) en apps was niet waar ik naar op zoek was. Een gemiste kans?

Ook raakte ik afgelopen week met diverse Power BI gebruikers in gesprek over de inrichting van een gecontroleerde en gestructureerde self-service rapportage omgeving binnen de Microsoft Power BI Service. Gesprekken over eigenaren van data en datamodellen, aanpasbaarheid van rapportages, inrichting van werkruimtes en apps, autorisaties en ga zo maar door.... Er wordt vaak weinig of te laat over nagedacht, iets waar ik met deze blog verandering in hoop te brengen! Nieuwsgierig?

Self Service

Microsoft Power BI is net als Power Apps en Power Automate onderdeel van het Microsoft Power Platform. Met dit platform zet Microsoft hoog in op self service tools voor de business. Het bouwen van een rapport of app is niet langer iets voor specialisten. Je ziet deze ontwikkeling niet alleen bij Microsoft, maar bijvoorbeeld ook bij een marketing automation tool als Sitecore, waar eindgebruikers meer en meer kunnen zonder dat ze al te veel technische kennis nodig hebben. Naast dat het makkelijk en voor veel gebruikers vaak ook leuk is om zelf snel iets te bouwen is de drempel om de tools aan te schaffen daarmee ook aanzienlijk lager. Leveranciers van dergelijke tools zien de ontwikkelingen tevreden aan.

Het woord 'self' roept natuurlijk ook wel vraagtekens op. Net nu de alternatieven voor de ultieme knutseltool Excel steeds meer de overhand krijgen, moeten we waken voor overbodige zelfbediening voor iets waar je collega misschien ook al over beschikt. Een betere naam zou zijn 'Self Service, tenzij', maarja dat klinkt natuurlijk wel een stuk minder aantrekkelijk. Precies daar lijkt de kern van een nieuwe uitdaging te liggen, want hoe bied je je medewerkers self service tools aan, maar gebruik je de kracht van het collectief?

"Self service met de kracht van het collectief"

IT-managed Self Service

Een mooie tussenweg lijkt IT-managed self service te zijn, waarbij de business zelfstandig rapportages kan maken binnen een door IT beheerde omgeving. Kiest de gebruiker er toch voor om buiten deze kaders op zoek te gaan naar een nog hoger self service gehalte, dan is daar ruimte voor, maar er zal minimaal ondersteuning worden geboden door IT. Momenteel zie ik tal van dergelijke constructies geïmplementeerd worden, waarbij de variant met goud, zilver en brons het meeste wordt toegepast. Is er sprake van een gouden rapport, dan is deze volledig IT-managed, terwijl de bronzen variant volledig self service is. Microsoft heeft er goed op ingespeeld met de mogelijkheid om je datasets binnen Power BI van de kenmerken certified of promoted te voorzien. Hiermee kan ook binnen de Power BI Service onderscheid gemaakt worden tussen de aangeboden datasets.

Maar wat verstaan we dan precies onder IT-managed rapportages? De invulling hiervan kan per organisatie verschillen. Veelal is er bij een IT-managed self service rapport sprake van een door een power user ontwikkeld rapport op een door IT ontwikkeld en beheerd datamodel. De power user heeft zodoende optimale vrijheid tot het inrichten van de juiste visualisaties, terwijl men geen of nauwelijks kennis nodig heeft over het modelleren van je data. Dat laatste klinkt eenvoudig, maar is het allerminst.

Uitdagingen

De implementatie van Microsoft Power BI doorloopt vaak een aantal fasen. Allereerst zijn er die pioniers, veelal controllers die uit eigen interesse of uit hun netwerk hebben gehoord over de mogelijkheden van de tool. Na installatie ontwikkelen ze al vrij snel hun eerste rapporten en hun enthousiasme werkt aanstekelijk op collega's.

Nadat rapportages zijn ontwikkeld is een licentie benodigd om de rapportages te kunnen delen met bijvoorbeeld het team. Hier komt IT om de hoek en is het afhankelijk van de organisatie welke stappen er worden ondernomen. Wordt al gebruik gemaakt van Office 365 dan is de stap naar het vrijwel geïntegreerde Microsoft Power BI klein, maar wanneer sprake is van bijvoorbeeld een on-premise cultuur of er ook andere tools in de running zijn om de gewenste inzichten te verkrijgen dan kan het een langduriger proces zijn.

Wanneer de licenties eenmaal zijn vergeven dan breekt de 'gevaarlijkste' periode aan. Er zijn nog geen kaders opgesteld voor het maken en delen van rapportages en voor je het weet staat je Power BI Service omgeving vol met werkruimtes, rapportages en dashboards. Het is nu de beurt aan IT om weer in controle te komen. Maar waar haal je de kennis en kunde vandaan om dit goed in te richten?

Creates heeft ervaren consultants in dienst die organisaties kunnen helpen bij de adoptie van Microsoft Power BI.

Consultants

Het antwoord zit hem mogelijk in goede consultants. Waar in het pre-Power BI tijdperk consultants veelal werden ingevlogen voor het ontwikkelen van bijvoorbeeld rapportages in Reporting Services, verschuift de rol van deze doelgroep steeds meer naar de implementatie en integratie van tools als Microsoft Power BI. Dankzij de bij verschillende organisaties opgedane kennis en kunde beschikken consultants vaak over essentiële bagage die binnen de organisatie zelf niet beschikbaar is.

Consultants kunnen met een externe bril meedenken over de inrichting van je Power BI omgeving. Hoe kun je slim je werkruimtes inrichten? Welke rechtenstructuur is het meest transparant? Welke mogelijkheden zijn er om rapportages door een OTAP-straat (Ontwikkel-, Test-, Acceptatie- en Productieomgeving) te halen? Kan ik processen automatiseren? Enkele voorbeelden van vragen die bij vrijwel iedere organisatie waar Microsoft Power BI wordt geïntroduceerd vroeg of laat naar boven komen.

Conclusie

Bovenstaand verhaal geeft slechts een deel van de facetten weer waar een organisatie bij de implementatie van Microsoft Power BI mee te maken krijgt. Voor 'van self service 'gerommel' naar een enterprise solution' is dan ook geen one-size-fits-all oplossing. De sleutel zit hem in een gedegen aanpak en structuur om zo een zo'n hoog mogelijk level van self service te kunnen behalen zonder dat het een onoverzichtelijk geheel wordt.

Microsoft Power BI is een laagdrempelige rapportagetool welke eenvoudig wordt geadopteerd door de business, maar waarbij organisaties goed moeten nadenken over de gevolgen van de implementatie. Precies daar lijkt een belangrijke rol te liggen voor ervaren consultants die organisaties kunnen helpen de adoptie van Microsoft Power BI binnen je organisatie zo succesvol mogelijk te maken.

Creates heeft ruime ervaring met de adoptie van Microsoft Power BI bij haar klanten. Nieuwsgierig of vragen? Neem gerust contact met mij of mijn collega Daan Bunte op.