Onboarding in Microsoft 365: volledig voorbereid je eerste werkdag in

Een nieuw begin, een frisse start. Jouw eerste werkdag bij jouw nieuwe werkgever is aangebroken. Je wilt graag aan de slag, maar helaas laat jouw laptop en gebruikersaccount nog even op zich wachten. Het is iedereen vast wel eens overkomen. HR managers willen graag dat nieuwe medewerkers in een warm bad terecht komen. De business wil graag dat de nieuwe medewerker ready-to-go is. Toch gaat het verkrijgen van alle middelen voor de nieuwe medewerker op de eerste werkdag nog geregeld mis.

PROBLEMATIEK & WENSEN

Ik en mijn collega's bij Creates zien dat ondersteunende rollen in het middenbedrijf nog weleens worden verstoord door gebrek aan grip op het onboarding proces. Het onboarding proces voor de eerste werkdag kan relatief eenvoudig zijn, maar de handelingen in het proces willen nog wel eens vergeten worden. De creatie en implementatie van een gestandaardiseerd proces, met een gestandaardiseerde invoer van gegevens incl. een geautomatiseerd follow-up flow winnen de verschillende stafafdelingen tijd. De investering is uiteraard afhankelijk van de complexiteit van de koppeling met databronnen en benodigde informatie, maar een eenvoudige geautomatiseerde goedkeuring e-mailnotificatie flow kan op een laagdrempelige manier gerealiseerd worden.

Wij bieden een oplossingsrichting met betrekking tot onboarding die voldoet aan de volgende criteria:

• Cloud based 
• Voldoet aan AVG governance 
• Eenvoudig & intuïtief 
• Zonder extra licentiekosten (bij E3/E5 licenties)
• Een trigger om het proces te starten

OPLOSSINGSRICHTING IN MICROSOFT 365: LAAGDREMPELIG EN INTUÏTIEF MET MICROSOFT TEAMS

Met Microsoft Project “Oakdale” is het mogelijk om geavanceerde low-code (Microsoft PowerPlatform) oplossingen binnen Microsoft Teams te realiseren. Met een Microsoft 365 E3/E5 licentie kan van dit platform gebruik gemaakt worden zonder additionele licentie kosten. Door gebruik te maken van project “Oakdale” is de oplossing binnen Microsoft Teams beschikbaar en is er verder geen andere Software nodig. Door hiervoor te kiezen kan men meer voordelen behalen uit de huidige Microsoft 365 omgeving zonder extra licentie kosten. Project Oakdale kan connecten met andere applicaties waar informatie in opgeslagen en/of opgehaald kan worden.

Met behulp van dit PowerPlatform van Microsoft 365 bieden we een oplossing aan dat ervoor dat nieuwe medewerkers goed zijn uitgerust om op de eerste werkdag te starten. Hiermee haalt jouw bedrijf meer uit jouw Microsoft 365 licentie en kan een eenvoudige eerste opzet van een onboarding oplossing laagdrempelig gerealiseerd worden.

Door gebruik te maken van PowerApps voor de invoer van gegevens (Formulieren) en PowerAutomate voor proces en workflow stappen kan een robuuste oplossing voor het onboarding proces gerealiseerd worden.

In dit voorbeeld start het proces bij het inleveren van gegevens van de nieuwe medewerker. De trigger is het plaatsen van een document in Microsoft Teams en na verzending van de onboarding opties door de inkoop manager in de PowerApp. De PowerAutomate flow zorgt voor een automatische afhandeling van gemaakte keuzes en versturing van een notificatie e-mail naar de belanghebbenden.

Alle data die in de applicatie worden opgeslagen is AVG-compliant, doordat het mogelijk is verschillende toegangsrechten op rollen in te stellen.

CREATES AANPAK VOOR ONBOARDING PRODUCT

Een heldere procesbeschrijving is een wezenlijk onderdeel van onze aanpak, waar we altijd mee beginnen. In de refinement (sprint 0) wordt met de betrokkenen de procesbeschrijving helder gemaakt met de te realiseren functionaliteiten in de vorm van userstories in een backlog.

Gedurende de realisatie wordt in elke Sprint de gerealiseerde functionaliteit teruggekoppeld aan de betrokkenen tijdens de Sprint Demo. Dit geeft de mogelijkheid om nog tussentijds bij te sturen. 

Refinement: procesbeschrijving op hoofdlijnen & vastlegging rollen
Realisatie: bouwen van app en testen
Nazorg: bugfixing, ondersteuning & vervolgstappen

RESULTAAT

Het geresulteerde is een onboarding product dat ervoor zorgt dat grip op het proces verkregen wordt en dat middelen van de nieuwe medewerkers op tijd worden aangevraagd. Middelen kunnen o.a. zijn:

• Pasje
• Laptop en telefoon
• Gebruikersaccount
• Parkeerplek
• Eventueel specifieke kleding

De stafafdelingen winnen tijd en de nieuwe medewerker begint in een warm bad.

Zou jouw organisatie hierbij gebaat zijn of wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met ons.