Solide basis voor rapporteren

In deze serie van blogs deel ik graag mijn persoonlijke ervaringen en nodig ik jou uit om ook jouw ervaringen met mij te delen. Het centrale thema van deze serie is ‘de digitale transformatie van Finance’. De serie bestaat uit vier onderdelen, waarin ik vertel hoe we samen met onze CFO de volgende pijnpunten hebben aangepakt.

1. Controllers zijn vooral bezig met rapporteren terwijl jij wilt dat ze analyseren en adviseren;
2. Je stuur is ingericht via diverse Excels terwijl je graag werkt vanuit een integraal dashboard;
3. Cijfers fungeren als achteruitkijkspiegel terwijl je vooruit wilt sturen.

Herken jij deze pijnpunten? Dan deel ik graag mijn ervaringen met jouw over de transitie die ik bij Caesar heb geïmplementeerd.

SAMENVATTEND

Om als organisatie data-driven te worden hebben we een DataWareHouse als solide basis ontwikkeld waarop we gaan rapporteren met Power BI. Daarnaast hebben we de kennis van het datamodel goed kunnen borgen waardoor deze niet meer in het hoofd van 1 persoon zit. In twee wekelijkse sprints hebben we dit kunnen realiseren met team Data-Analytics van Creates. In mijn volgende blog duik ik dieper in de manier van rapporteren en tegen welke uitdagingen ik aan liep met het mee krijgen van de rest van de organisatie.

PROBLEEM

Een belangrijk onderdeel van de strategie van Caesar is data-driven sturen. Om hiernaartoe te werken heeft de Caesar Groep vier jaar geleden het team versterkt met een Business controller, dat was ik. Gedurende twee jaar was ik de bottleneck geworden voor het verbeteren en ontwerpen van nieuwe rapportages. Ik besteedde mijn meeste tijd van het in de lucht houden van rapportages. Daardoor had ik geen tijd om echt te  luisteren naar de business. Het analyseren van cijfers stond bovendien op een laag pitje. Daarnaast werd de wens om  de organisatie data-gedreven te sturen steeds groter. Daarom zijn we halverwege 2019 begonnen met het ontwikkelingen van een solide basis om te gaan rapporteren.

DE OPLOSSING

Samen met team Data-Analytics van Creates hebben we gekeken naar mogelijke oplossingen voor het vormen van de solide basis voor de rapportages. Hieruit kwam naar voren dat een DataWareHouse in Azure en Power BI als visualisatie tool het beste paste.

 

DE ROLVERDELING

Als Business Controller had ik de rol van Product Owner, de persoon welke de behoefte van interne en externe stakeholders representeert. Creates leverde de specialisten met zeer goede technische kennis van DWH en BI.

De rol als Product Owner was een intensieve rol. Ik merkte dat de technische kennis van de collega’s van team Data-Analytics enorm was. Team Data-Analytics werkt dagelijks aan deze techniek, wat van gigantische waarde bleek te zijn in het gestructureerd ombouwen van het datamodel. De kennis van de data lag bij mij, als business controller wist ik exact hoe data in relatie tot elkaar stond.

ONZE WERKWIJZE

Voordat we zijn begonnen met het ontwerp van het DataWareHouse hebben we eerst een grof ontwerp gemaakt van het uiteindelijke doel. Hierin hebben we de klantomzet, medewerker omzet en resultaat uit elkaar getrokken in drie onderdelen. Deze noemen we Topline, Manpower en Financieel.

Vervolgens zijn we middels sprints naar het resultaat gaan toewerken. Omdat we in twee wekelijkse sprints werkten konden we snel deelproducten opleveren die we konden laten zien aan de belanghebbenden. Ook konden we in het traject snel bijsturen, wanneer het product een ander effect had dan gedacht. Gezien de grove opzet, bleek dit veel toegevoegde waarde te hebben.

Tijdens het traject nam mijn interesse in Power BI enorm toe. Om me zelf te ontwikkelen in Power BI heb ik een online Power BI cursus gevolgd bij EDX. Team Data-Analytics nam mij ook mee in de techniek tijdens de sprints, hierdoor leerde we allebei en konden we steeds beter en sneller samenwerken.

HET RESULTAAT

Met de solide basis is de fundering gelegd om te gaan rapporteren en analyseren. Wel kwamen na het eerste gebruik en testen veel nieuwe inzichten naar voren, drie daarvan benoem ik hier onder.

Als eerste kwamen we er achter dat het Garbage In Garbage Out principe ook voor ons geldt. De eerste maanden zijn we veel bezig geweest met puinruimen in de administratie. Fouten kunnen niet meer handmatig worden aangepast. Dit betekende een leercurve voor de hele organisatie. Na het oplossen van de grootste fouten in onze administratie zijn we goed gaan rapporteren. Doormiddel van wekelijkse rapportages, houden we de KPI’s strak in de gaten! We hebben nu één waarheid.

Als tweede kwam ik er achter dat nieuwe rapportages maken niet meer een week duurde. Door altijd beschikking te hebben over het vooraf geladen datamodel in Power BI, kon ik veel sneller nieuwe inzichten in elkaar klikken. Niet alleen ik moest hieraan wennen, ook mijn klanten Teams, Sales, Managers en Directie. Ik kon namelijk gaan analyseren waardoor bepaalde dingen kwamen, en had snel inzichtelijk aan welke knoppen er moet worden gedraaid door managers.

Als derde kwam ik er achter dat ik alle inzichten die ik maar wenste te hebben. Door het datamodel kan ik bijvoorbeeld de omzet vanuit alle hoeken bekijken. Zonder hier lang over na te denken wat de relaties zijn. Als ik ergens dacht, dit ziet er gek uit, kan ik er net zo lang klanten, projecten, grootboekrekening op slepen totdat ik erachter kwam wat niet klopte. Dit maakte mijn werk een stuk makkelijker.

Tot slot: Rapportages zijn eigenlijk nooit af! Naar mate we meer gebruik maken van de rapportages en nieuwe inzichten verkrijgen, verbeteren we onszelf en de rapportages continu. Daarnaast levert het gebruik ook nieuwe inzichten op, waardoor sommige berekeningen in het DataWareHouse aangepast worden.

LESSONS LEARNED

Mijn belangrijkste lessons learned in deze fase zijn:

• Begin with the end in mind. Juist door dat te doen zijn we in staat geweest om tijdig bij te sturen op het resultaat.
• Betrek de belangrijkste stakeholders, ook in deze fase. Zeer belangrijk voor de uiteindelijke adoptie en gebruik van de rapportages (hier kom ik in mijn volgende blogs nog op terug).